A transformação digital é um processo que integra tecnologia em todas as áreas da empresa para melhorar o desempenho dos negócios e aumentar resultados. Devido à crise do Coronavírus, muitas PMEs (pequenas e médias empresas) tiveram que se adaptar rapidamente a essa realidade. O último estudo da plataforma Capterra/Gartner, divulgado em abril, aponta que 43% das PMEs brasileiras, com até 250 funcionários, adotaram novas tecnologias para possibilitar o trabalho à distância e evitar prejuízos. Veja sete fatos sobre a transformação digital nas pequenas empresas — das maiores dificuldades até as possíveis soluções.
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A transformação digital já estava avançando nas grandes empresas. Um relatório global da agência de pesquisa de mercado IDC indica que, em 2019, companhias de vários países investiram mais de US$ 1 trilhão dólares nessa área. Isso representa um crescimento de 17.9% em relação a 2018. Enquanto isso, algumas PMEs vinham tentando acompanhar a tendência mundial. A pandemia do novo coronavírus acelerou o processo.
De acordo com o levantamento da Capterra, a utilização de programas que facilitam o home office — videoconferência (Mirocsoft Teams e Skype), além dos pacotes G Suites e Office, por exemplo — cresceu na quarentena. O estudo revelou que 60% das empresas compraram ou planejam comprar novos softwares para o trabalho remoto. O e-commerce, que já era bastante procurado pelos consumidores, também foi impulsionado pelo isolamento social. Como mostra a pesquisa, 53% das PMEs consultadas tiveram de adaptar as vendas ao ambiente virtual.
Nesse contexto, surgiram também novos desafios como se relacionar com os clientes exclusivamente pela internet via WhatsApp, Redes Sociais (Facebook, Instagram, Linkedin, por exemplo) ou até por meio do Chat Bots, robôs baseados em AI que simulam atendentes humanos em páginas da web.
2. Aprender a inovar é o primeiro passo
Pode parecer óbvio, mas a transformação digital começa com a implantação de uma cultura organizacional na empresa voltada para a tecnologia. Na prática, isso envolve mais do que vender e entregar os produtos de uma forma diferente. É necessário que os donos do negócio e funcionários tenham uma mentalidade tecnológica para se apropriar das novas ferramentas.
As PMEs que alcançam sucesso no ambiente virtual compreenderam o conceito de “Jornada do Cliente”, que é o caminho que o consumidor percorre: encontrar a empresa, fazer contato e concretizar uma compra. Isso significa entender quais soluções deve-se utilizar para atrair os clientes ("Site? Redes sociais? E-mail marketing"). Por isso, o investimento em capacitação em novas tecnologias é uma peça-chave do processo de transformação digital. O Sebrae, por exemplo, oferece cursos para novos empreendedores e dicas para PMEs que já estão há algum tempo na estrada.
Também é recomendável utilizar metodologias como o Design Thinking, que tem o objetivo de estimular o pensamento criativo para resolver problemas da empresa. É possível contar com plataformas gratuitas para começar a inovar como Wordpress, Wix e GoDaddy, que permitem construir sites. Ou o Mailchimp, muito utilizado para disparar anúncios e newsletters .
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3. Uso de redes sociais potencializa as vendas
O WhatsApp e o Facebook estão entre as redes sociais mais utilizadas pelas PMEs. De acordo com estudos do Sebrae sobre transformação digital no pequenos negócios, o WhatsApp é utilizado por 75% dos pequenos negócios brasileiros para se comunicar com os clientes e para disponibilizar informações sobre de produtos ou serviços (59%), atendimentos (59%) e vendas (43%). Outros dados que chamam atenção é que em 2019, 22% do total das transações na internet no Brasil aconteceram via mídias sociais, revela a pesquisa mais recente da NuvemCommerce. As redes também concentram um alto poder de influenciar os consumidores. O último levantamento do Webshoppers 40º constatou que as redes sociais são o segundo maior motivador de compras, atrás apenas dos sites de busca, com destaque para Facebook (53%) e Instagram (32%).
Além alcance, as redes sociais também oferecem a vantagem do baixo custo para fazer anúncios, permitem o contato mais próximo das empresas com o público e ajudam a coletar dados sobre as preferências dos consumidores. Fica mais fácil também distribuir conteúdos que podem estabelecer uma ponte com potenciais clientes como dicas para resolver problemas ou esclarecer dúvidas sobre diversos assuntos por meio de tutoriais, podcasts, cartilhas e webinars .
4. PMEs têm dificuldades com baixo orçamento e legislação
Ao contrário das grandes empresas, que podem contratar gestores para liderar projetos específicos de transformação digital, as PMEs precisam lidar com equipes enxutas e orçamentos modestos. Dessa forma, a mudança de cultura da empresa pode ser mais lenta ou apresentar gargalos. Isso também aumenta a dificuldades para contratar mão-de-obra especializada que saiba dar suporte técnico e compreender as necessidades dos clientes a partir de plataformas digitais. No contexto da pandemia, por exemplo, mais de 30% das PMEs ouvidas pela Capterra disseram enfrentar problemas de comunicação com os clientes, colegas de trabalho e de conexão com a Internet. Algumas empresas citaram ainda que a solidão tem afetado os trabalhadores em regime de home office.
Outro desafio que pequenas e médias empresas têm pela frente é lidar com as questões legais trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que deve entrar em vigor em 2021. Um quarto das PMEs do país desconhecem a LGPD, que prevê como as empresas e entes públicos podem coletar e tratar informações de pessoas, como mostra outra pesquisa da Capterra, lançada em março desse ano. Entre os empresários entrevistados, apenas 40% afirmam estar prontos para a nova lei.
5. Profissionais de TI, negócios e gestão de processos são fundamentais
Para a transformação digital acontecer de verdade, é importante contar com equipes multifuncionais com profissionais que dominam três áreas estratégicas e complementares: TI, negócios e gestão de processos. A adoção de softwares de Machine Learning, por exemplo, capaz de fazer com que as máquinas aprendam a partir de análises de Big Data e de Inteligência Artificial, demanda profissionais como Cientistas de Dados e Analistas de BI, que sabem interpretar os dados. Essas informações são utilizadas pelos gestores para melhorar os resultados da empresa.
O crescimento do home office e do aumento de ciberataques durante a pandemia também fez crescer a procura por profissionais de TI. Segundo a Kaspersky, dois terços (67%) dos profissionais brasileiros que estão trabalhando de casa não receberam nenhum treinamento ou orientações específicas para se proteger de ataques virtuais.
6. Programas para automatizar as tarefas fazem a diferença
É altamente recomendável às PMEs o uso de softwares específicos de gestão que ajudam a automatizar tarefas de gestão de empresas possibilitando mais segurança e agilidade. É o caso do ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning) que integra soluções de gerenciamento de contabilidade, RH, suprimentos, entre outros. Também está em alta o uso de softwares de produtividade e de gestão de fluxo de trabalho, como Trello, Slack e Jira, e de agendamento de publicações em redes sociais como o Postgrain. O uso de plataformas de automação também trazem a vantagem de emitir relatórios que ajudam a elaborar estratégias de gestão da empresa e de vendas.
7. Metodologias ágeis ajudam PMEs a se adaptarem à transformação digital
As metodologias ágeis são utilizadas para estimular a colaboração, adaptação e inovação na gestão das empresas e estão ajudando PMEs a se adaptarem à velocidade das inovações. Esse conceito envolve agilidade e flexibilidade para lidar com problemas complexos como necessidades de ajustes em projetos e produtos durante o processo de desenvolvimento, concorrência e mudanças no ambientes de trabalho. Essas também ajudam e atender melhor as expectativas do cliente de maneira ágil e com redução de custo.
Na área de TI, a metodologia ágil é usada na criação de softwares. No jargão corporativo, esse métodos são chamados de "pilares para transformação digital". O Scrum é uma das metologias mais conhecidas e serve para planejar as prioridades organizando as atividades em cartões como faz o Trello. Outras metodologias populares são o Kaban , que tem como objetivo evitar afunilamento nos projetos para que eles não parem de crescer, e a Lean, que surgiu na industria automotiva e ajuda a pensar como enxugar desperdícios com verba e equipe, por exemplo.
