Como configurar uma resposta automática no e-mail do Outlook

Vai sair de férias? Outlook permite responder seus contatos automaticamente sobre a ausência.

O Outlook 2016 permite que o usuário crie respostas automáticas para os e-mails de maneira simples e rápida. A função promete ser útil para diversas ocasiões, como férias, afastamento do trabalho ou mudanças de endereço eletrônico. Assim, seus contatos ficarão cientes da impossibilidade do destinatário e não será preciso checar a caixa de mensagens durante a folga. 

Como descobrir quem enviou um e-mail de endereço desconhecido

O envio de mensagens automáticas pode ser aplicado simultaneamente a todas as contas do Outlook 2016. No entanto, é preciso que o aplicativo esteja aberto para que as mensagens sejam enviadas. Ou seja, procure sempre ligar seu computador e manter o programa da Microsoft entre os itens de inicialização do sistema. 

Saiba como configurar uma resposta automática no e-mail do Outlook (Foto: Divulgação/Outlook)

Crie um modelo de mensagem

Passo 1. Na tela inicial do Outlook, toque sobre o botão de “Novo e-mail”;

Clique no botão para criar novo e-mail no Outlook 2016 (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 2. Na janela que se abre, digite a mensagem que você deseja que os seus contatos recebam ao enviar e-mail. Por exemplo, um comunicado que está de férias;

Digite a mensagem automática que deseja que contatos recebam no Outlook (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 3. Ainda na janela de mensagens, toque na opção “Arquivo” e escolha a guia “Salvar como”;

Clique em Salvar Como para guardar modelo de resposta automática (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 4. Na janela que aparece, clique na caixa “Tipo” e escolha a opção “Modelo do Outlook”;

Selecione salvar e-mail como modelo do Outlook (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 5. Digite o nome para o arquivo e, por fim, toque na opção salva

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Digite um nome para modelo do Outlook 2016 antes de salvar (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 6. Feche a janela de nova mensagem. Uma caixa de diálogo aparecerá perguntando se deseja salvar como rascunho. No entanto, isso não é necessário, já que a mensagem já está salva como um modelo;

Pronto! Agora basta configurar uma regra de resposta automática no Outlook. Veja como a seguir.

Configurando a resposta automática

Passo 1. Na tela inicial do Outlook, clique sobre o botão “Regras”, localizado na guia “Página Inicial”. Em seguida, escolha a opção “Gerenciar regras e alertas”;

Usuário precisa criar regra para enviar mensagens automáticas no Outlook (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 2. Uma janela será aberta. Se tiver mais de uma conta sincronizada no Outlook, toque sobre a opção “Aplicar alterações para esta pasta” e selecione a conta desejada;

Selecione a conta do Outlook à qual deseja aplicar regra de resposta automática (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 3. Clique no botão “Nova regra”;

Clique no botão para criar nova regra no Outlook 2016 (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 4. Na caixa de opções, selecione “Aplicar regras em mensagens que eu receber” e toque em ''Avançar'';

Selecione critério para criar regra no Outlook 2016 (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 5. Caso esteja saindo por um tempo determinado, é possível definir uma janela de tempo específica para que a regra fique ativa. Para isso, marque a opção “recebida em um intervalo de tempo específico”. Em seguida, toque sobre a parte azul da descrição da regra na janela “Etapa 2″;

Selecione regra e clique no campo indicado para especificar data (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 6. Uma caixa aparecerá com a data para início e fim da regra. Marque as opções desejadas e informe o dia para que a regra comece e termine. Clique em ''OK'' e depois em ''Avançar'';

Selecione data para início e fim da regra de resposta automática (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 7. Na tela seguinte, marque a opção “responder usando um modelo específico”. Em seguida, toque sobre o termo destacado na caixa “Etapa 2″;

Clique no campo destacado na caixa Etapa 2 para selecionar o modelo do Outlook (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 8. Uma nova janela será aberta. Clique na opção “Examinar” e escolha “Modelos do usuário no sistema de arquivos;

Peça para que o Outlook procure modelos criados pelo usuário (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 9. Observe se o modelo criado anteriormente aparecerá listado na janela. Caso sim, selecione e clique em “Abrir”. Em seguida, clique em ''Avançar'';

Selecione o modelo criado anteriormente e clique para abri-lo (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 10. Na quarta tela de regras, é possível definir exceções para a resposta automática de ausência. Caso queira que a regra funcione para qualquer e-mail, toque em ''Avançar'';

Selecione se deseja aplicar alguma exceção e clique para Avançar (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 11. Digite um nome para a regra. Em seguida, marque se deseja aplicar imediatamente a regra e se deseja criá-las em todas as contas do Outlook. Clique em ''Concluir'';

Dê nome à regra e defina a que contas deseja aplicá-la antes de concluir (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 12. Clique em ''Aplicar'' e ''OK'' para finalizar;

Clique em Aplicar para ativar regra de resposta automática do Outlook 2016 (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Passo 13. Ao receber uma mensagem, o Outlook enviará automaticamente uma resposta para o emissor. Além disso, o e-mail aparecerá na caixa de entrada com um ícone indicando o envio da resposta automática;

Contato receberá uma resposta automática após a ativação da regra no Outlook 2016 (Foto: Reprodução/Elson de Souza)

Pronto! Agora você já sabe como criar respostas automáticas de e-mail no Outlook. Quando quiser desativá-lo, basta abrir o gerenciamento de regras e excluir a opção criada neste tutorial.

Via How-to Geek




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