O Outlook 2016 permite que o usuário crie respostas automáticas para os e-mails de maneira simples e rápida. A função promete ser útil para diversas ocasiões, como férias, afastamento do trabalho ou mudanças de endereço eletrônico. Assim, seus contatos ficarão cientes da impossibilidade do destinatário e não será preciso checar a caixa de mensagens durante a folga. 

Como descobrir quem enviou um e-mail de endereço desconhecido

O envio de mensagens automáticas pode ser aplicado simultaneamente a todas as contas do Outlook 2016. No entanto, é preciso que o aplicativo esteja aberto para que as mensagens sejam enviadas. Ou seja, procure sempre ligar seu computador e manter o programa da Microsoft entre os itens de inicialização do sistema. 

Crie um modelo de mensagem

Passo 1. Na tela inicial do Outlook, toque sobre o botão de “Novo e-mail”;

Passo 2. Na janela que se abre, digite a mensagem que você deseja que os seus contatos recebam ao enviar e-mail. Por exemplo, um comunicado que está de férias;

Passo 3. Ainda na janela de mensagens, toque na opção “Arquivo” e escolha a guia “Salvar como”;

Passo 4. Na janela que aparece, clique na caixa “Tipo” e escolha a opção “Modelo do Outlook”;

Passo 5. Digite o nome para o arquivo e, por fim, toque na opção salvar;

Passo 6. Feche a janela de nova mensagem. Uma caixa de diálogo aparecerá perguntando se deseja salvar como rascunho. No entanto, isso não é necessário, já que a mensagem já está salva como um modelo;

Pronto! Agora basta configurar uma regra de resposta automática no Outlook. Veja como a seguir.

Configurando a resposta automática

Passo 1. Na tela inicial do Outlook, clique sobre o botão “Regras”, localizado na guia “Página Inicial”. Em seguida, escolha a opção “Gerenciar regras e alertas”;

Passo 2. Uma janela será aberta. Se tiver mais de uma conta sincronizada no Outlook, toque sobre a opção “Aplicar alterações para esta pasta” e selecione a conta desejada;

Passo 3. Clique no botão “Nova regra”;

Passo 4. Na caixa de opções, selecione “Aplicar regras em mensagens que eu receber” e toque em ''Avançar'';

Passo 5. Caso esteja saindo por um tempo determinado, é possível definir uma janela de tempo específica para que a regra fique ativa. Para isso, marque a opção “recebida em um intervalo de tempo específico”. Em seguida, toque sobre a parte azul da descrição da regra na janela “Etapa 2″;

Passo 6. Uma caixa aparecerá com a data para início e fim da regra. Marque as opções desejadas e informe o dia para que a regra comece e termine. Clique em ''OK'' e depois em ''Avançar'';