Há casos em que o Google não tem poder de tirar seu e-mail de mailing inconvenientes de forma automática, mas há uma alternativa. Ao se deparar com remetentes frequentes, é possível criar uma regra para programar a exclusão automática de e-mails enviados por deles.

Passo 1. Marque a mensagem do remetente indesejado, abra o menu de opções do Gmail e selecione “Filtrar mensagens assim”;

Passo 2. Pressione o botão “Criar filtro”, no canto inferior direito;

Passo 3. Marque a opção “Excluir” e crie o filtro. A partir daí todas as mensagens vindas da mesma pessoa serão movidas para a lixeira automaticamente. Mais tarde, basta criar um hábito de esvaziar a lixeira com regularidade para não ocupar espaço desnecessário no Gmail.

Os marcadores do Gmail servem para categorizar e-mails importantes relacionados, por exemplo, a projetos. Quando a atividade relacionada ao marcador acaba, é possível fazer backup das mensagens e apagar o conteúdo do Gmail para liberar armazenamento online e deixar sua caixa mais limpa.

Passo 1. Para fazer backup, acesse a ferramenta de download de dados do Google, marque apenas o Gmail e selecione a opção “Selecionar marcadores”. Depois, selecione os marcadores desejados e clique “OK”. Finalize o arquivo de dados apenas com essas informações para obter um arquivo de backup que pode ser consultado offline no futuro;

Passo 2. Em seguida, abra cada marcador dentro do Gmail, selecione todas as mensagens e clique na opção “Selecionar todas as conversas em”. Exclua tudo de uma vez;

Passo 3. Por fim, remova o marcador do Gmail.

O Gmail tem um atalho de filtros para facilitar a remoção apenas de e-mails antigos. Para encontrar e-mails recebidos há mais de cinco anos, digite “older_than:5y” (sem aspas) — mude o numeral para escolher outro prazo anual. Depois, apague todas as mensagens que aparecem nos resultados da busca. Não esqueça de marcar sempre a opção "Selecione todas as mensagens que correspondam a esta pesquisa".

Outra maneira de encontrar mensagens desimportantes é usando um filtro de e-mails recebidos há alguns dias, mas que ainda não foram lidos. Digite “is:unread older_than:10d” (sem aspas) na barra de busca. O número do comando representa a quantidade mínima de dias em que a mensagem está na sua caixa.

Ao final de todo o procedimento, a tendência é que tenha sobrado um volume muito menor de e-mails no seu Gmail. A chance é que haja mais mensagens importantes do que inúteis, mas, ainda assim, é preciso fazer uma última varredura.

Passo 1. Se você acha que ainda há maioria de mensagens desnecessárias, crie um marcador “Importantes” para guardar as mensagens que você deseja manter na caixa de entrada;

Passo 2. Mova um a um os itens importantes. Ao final, apague o residual da caixa de entrada e transfira de volta os e-mails levados ao marcador para obter uma lista consolidada logo na página inicial do Gmail.

Também é possível fazer o caminho inverso, se você considera que já há poucas mensagens que devem ser removidas da tela principal. Nesse caso, selecione manualmente os itens e apague pouco a pouco. No final, você manterá apenas o conteúdo que importa.

Passo 1. Finalize a limpeza esvaziando a lixeira do Gmail. Aproveite para revisar rapidamente a pasta da lixeira para se certificar de que não há algo importante entre os últimos itens apagados da caixa de entrada;

Passo 2. Em seguida, faça o mesmo com a pasta de spam. O cuidado aqui deve ser maior, já que alguma mensagem importante pode ter sido enviada para lá por acidente pelo próprio Gmail. A tendência é que e-mails importantes que tenham parado no spam chamem sua atenção rapidamente, então não é preciso navegar muitos dias para trás.