O Excel pode ser uma ferramenta importante para empresas pequenas com equipe mais enxuta. O software de planilhas pode auxiliar a gerenciar melhor as tarefas diárias de um estabelecimento de pequeno porte, incluindo controle de estoque, de clientes, fluxo de caixa e até a folha de ponto. As funções estão disponíveis mesmo para usuários iniciantes, já que a Microsoft oferece modelos prontos para baixar, preencher e começar a usar. Veja, a seguir, dez templates de planilhas grátis para organizar o negócio e economizar tempo.
A planilha Controle de Estoque (templates.office.com/pt-br/controle-de-estoque-tm01925565) pode ser suficiente enquanto não é possível ou ainda não é necessário investir em um programa de computador para essa função. O modelo permite preencher informações de entrada e saída, custo de aquisição, fornecedor, valor de venda ao consumidor e, principalmente, local e quantidade remanescente de produtos por categoria. Para agilizar a busca, é possível filtrar produtos da planilha por cor, descrição ou código do item cadastrado. Se for bem preenchida, o documento pode ajudar a monitorar o que é vendido e evitar surpresas com itens ausentes no dia a dia.
2. Cadastro de clientes e fornecedores
A planilha Lista de Contatos de Clientes (templates.office.com/pt-br/lista-de-contatos-de-clientes-tm02930102) é útil para quem ainda não precisa de um sistema de CRM, mas não quer deixar de anotar os contatos dos clientes. Como ela traz campos para empresas, é possível ainda usá-las para registrar também os fornecedores. O usuário pode separar a planilha em categorias para não se confundir. Na hora de preencher, basta digitar telefone, e-mail e outros mais de 10 campos diferentes de informações. Dessa maneira, a companhia não precisa se ater à agenda de um celular e pode ter um local único para manter e consultar contatos com facilidade.
3. Planejamento de conteúdos para redes sociais
O modelo Calendário de Tema Editorial de Mídia Social (templates.office.com/PT-BR/calendario-de-tema-editorial-de-midia-social-tm34041970) pode ajudar a pequena empresa a aproveitar o potencial do marketing digital nas redes sociais. A planilha traz um calendário dividido por meses que permite acompanhar eventos e datas importantes para elaborar postagens, promoções e avisos aos clientes.
O documento divide os meses em abas e permite definir temas de postagens em datas relevantes, além de atribuir responsabilidade pela criação e agendar prazos. Para quem já entende melhor do assunto, é possível também anotar as palavras-chaves que precisam ser incluídas na campanha para aprimorar o SEO.
4. Fluxo de Caixa
A planilha Extrato de Fluxo de Caixa (templates.office.com/pt-br/extrato-de-fluxo-de-caixa-tm03107637) oferece uma visão global de todos os gastos e entradas mensais na empresa, contemplando as despesas fixas, como aluguel, contas de serviços, folha de pagamento e impostos, assim como as variáveis. O documento mostra a situação do caixa ao fim de cada mês e sinaliza quando as contas podem estar no vermelho.
Administradores podem, por exemplo, visualizar as movimentações de dinheiro na empresa em determinado período em um documento condensando e definir planejamento de redução de despesas, investimentos e projeção de lucros.
Veja também: como personalizar uma planilha do Excel
5. Controle de folha de pagamento
Como o nome indica, a planilha Calculadora de Folhas de Pagamento (templates.office.com/PT-BR/calculadora-de-folhas-de-agamento-tm06101177) permite calcular e registrar pagamentos aos funcionários da empre
... sa. O modelo se divide em três páginas que trazem informações de impostos e salário de funcionários, cálculo da folha de pagamento com base nas horas trabalhadas, bem como licenças médicas e férias. A partir dos dados alimentados no documento, a terceira planilha pode gerar, inclusive, recibos de pagamento.
6.Orçamento mensal
Diferentemente do modelo de fluxo de caixa, a planilha de Orçamento Mensal de Negócios (templates.office.com/pt-BR/orcamento-mensal-de-negocios-tm23032109) oferece um resumo separado das principais despesas da empresa, além de informações sobre receita e pessoal. O documento também mostra qual o percentual representado por cada despesa no faturamento da empresa. Além disso, o modelo permite a comparação das despesas estimadas com as despesas reais e traz gráficos para deixar a informação mais destacada.
7. Folha de ponto
A planilha de Folha de Ponto (templates.office.com/pt-br/folha-ponto-tm10000091) traz campos para anotação de horários de entradas, intervalos e saídas diárias e ainda calcula automaticamente o número de horas regulares e horas extras trabalhadas pelo trabalhador na semana ou no mês. O modelo, além de servir como controle de frequência de funcionários e calculador de horas extras, é um importante aliado para auxiliar a entender a relação entre o tempo trabalhado e a produtividade das equipes de uma empresa.
8. Escala de serviço
O modelo Agenda de Turnos Semanal (templates.office.com/pt-br/agenda-de-turnos-semanal-dos-funcionarios-tm03986951) traz um controle de escala de funcionários e permite elaborar a agenda de trabalho de uma empresa. A planilha vem configurada por padrão para turnos de oito horas, mas é possível personalizar os valores para empresas que adotam horários alternativos ao longo da semana. Além disso, o usuário precisa apenas preencher os campos com o nome do trabalhador e a função desempenhada. O número total de horas por dia é calculado automaticamente.
9. Cronograma de tarefas diárias
O modelo Cronograma (templates.office.com/pt-br/cronograma-tm90000002) permite criar uma espécie de agenda de tarefas diárias atribuídas aos funcionários. Os responsáveis por cada tarefa são inseridos na guia de entrada de dados e o usuário pode selecionar cada um em uma lista suspensa, na guia principal, para exibir o cronograma de uma pessoa específica. A planilha é ideal para tarefas como a limpeza de determinada zona ou a conferência de estoque, que são recorrentes, mas podem mudar de data ou de responsável a depender da necessidade.
10. Relatório de vendas
O modelo Relatório de Vendas Azuis (templates.office.com/pt-br/relatorio-de-vendas-azuis-tm78380849) combina funções de fluxo de caixa com estoque e cadastro de clientes. Ela é ideal para acompanhar metas de vendas, seja da empresa ou de vendedores específicos. Além disso, o documento ajuda a monitorar quais são os produtos mais vendidos ao longo do ano e quais são os clientes que mais compram. Além de campos para preencher essas informações, a ferramenta traz filtros pré-prontos para mudar a ordem de visualização com um clique.
