Como organizar seu Outlook.com com filtros e tags iguais aos do Gmail

Veja o que é possível fazer com os recursos de categorização, filtros, pastas e regras do Outlook.

O Gmail é o e-mail mais popular do mundo, com mais de um bilhão de usuários. O e-mail do Google se destaca por sua capacidade de organizar mensagens com tags e busca-las com diversos filtros. Porém, nem todo mundo sabe que é possível obter uma experiência parecida com o concorrente Outlook.com, graças ao versátil recurso de regras customizáveis.

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Veja a seguir como explorar o Outlook online, o e-mail da Microsoft, na web e tirar o máximo proveito de suas funções para tornar sua caixa de entrada mais inteligente e deixar tudo em ordem.

Veja dicas para o Outlook.com, o e-mail da Microsoft rival do Gmail (Foto: Divulgação/Outlook)

Aplique ações instantâneas (com um clique)

Um dos principais recursos que diferenciam o Outlook do Gmail é o menu contextual na barra superior presente no e-mail da Microsoft. Ao clicar em uma mensagem, há botões de ações rápidas, como:

Responder;
Excluir;
Arquivar;
Mandar para o lixo eletrônico;
Mover para outra pasta no Outlook.com.

Obtenha botões de ações rápidas no menu superior (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Todas essas funções também estão disponíveis no menu aberto quando se clica sobre uma mensagem com o botão direito do mouse. Outras podem ser acessadas por pequenos ícones ao lado do assunto:

Marcar como não lida;
Enviar para a lixeira ou sinalizar.

Sinalize, exclua e marque como não lida com um clique (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Separe seus e-mails em pastas e categorias

Passo 1. Usando a barra superior, clique em um e-mail que deseja categorizar e procure a opção “Categorias”, que pode estar escondida em um menu secundário; 

Passo 2. Escolhendo “Aplicar a tudo de…” você coloca todos os e-mails de um certo remetente, de uma vez, em uma categoria, e ainda aplica a opção para mensagens futuras. Assim, você se encarrega de organizar sua caixa de entrada automaticamente.

Categorize mensagens em lote (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Além disso, diferente do Gmail, você continua podendo criar as usuais pastas para organizar mensagens antigas, mant

... endo um histórico organizado de informações de um projeto ou de um trabalho da faculdade. Após criadas as pastas, basta alimentá-las arrastando mensagens marcadas da caixa de entrada, ou pelo menu “Mover” na barra superior.

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Crie pastas e mova seus e-mails manualmente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Crie novas regras e filtros

Passo 1. Se você quiser ter um controle granular sobre o que acontece com diversos tipos de e-mail que recebe, vale a pena criar regras para automatizar a aplicação de filtros em mensagens recebidas e até às que ainda nem chegaram. Acesse “Gerenciar regras” a partir das configurações e crie quantas quiser para deixar seu Outlook.com mais inteligente;

Crie novas regras inteligentes (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Passo 2. Você pode, por exemplo, criar uma regra para destacar um e-mail urgente vindo do seu orientador de trabalho de conclusão de curso da faculdade. Para isso, defina palavras-chave para buscar no assunto e no corpo da mensagem, além do endereço do seu professor;

Passo 3. Em seguida, programe quais ações automáticas o Outlook deverá tomar por você, como sinalizá-la, marcar como importante e encaminhar para seus colegas. As possibilidades são infinitas.

Use condicionais para aplicar ações às suas mensagens (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Livre-se de spam e recupere mensagens do lixo eletrônico

O lixo eletrônico do Outlook funciona como uma pasta, para onde você pode mover todos os e-mails que considera spam. Com o tempo, o Outlook passa a entender quais são os remetentes que enviam mais spam, colocando-os no lixo de forma automática e poupando sua caixa de entrada.

Se você se arrepender de alguma exclusão indevida, ou quiser consertar um erro cometido pelo próprio Outlook, basta acessar a pasta de lixo eletrônico e clicar com o botão direito sobre um item, selecionando “Não é lixo eletrônico”.

Recupere e-mails com conteúdo relevante (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

Limpe sua caixa de entrada

Uma opção interessante do menu superior, que ajuda muito a se manter organizado, é a função “Limpar”. Com poucos cliques, você consegue se livrar de uma tonelada de mensagens de atualizações em redes sociais, como os e-mails automáticos do Twitter, ao mesmo que deixa os mais recentes.

Você pode, inclusive, bloquear o remetente de uma vez, sem precisar criar regras, filtros ou qualquer outra configuração mais trabalhosa.

Limpe todas as mensagens de um determinado remetente (Foto: Reprodução/Paulo Alves)

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