Apesar de ter a matriz de cabeçalhos e colunas identificados por números e letras, planilhas muito longas no Excel podem exigir a visualização de títulos e classificações. Por isso, o programa conta com uma ferramenta específica para fixar a exibição da primeira linha ou coluna, sem alterar a formatação do resto da planilha.

Passo 1. Na aba “Exibir”, clique na alternativa “Congelar Painéis” para fixar a visualização do cabeçalho e da primeira coluna da planilha, simultaneamente;

Passo 2. Para remover esta opção de visualização, clique na opção “Descongelar Painéis”. Também é possível fixar só uma das alternativas em “Congelar Linha Superior” ou “Congelar Primeira Coluna”;

Assim como o Microsoft Word, o Excel permite inserir comentários em suas células, ajudando a destacar observações ou curiosidades na planilha. No entanto, este recurso não se confunde com os dados da planilha, se apresentando como uma caixa texto de exibição automática.

Passo 1. Na planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a célula em que você deseja escrever uma anotação ou observação e selecione a opção “Inserir Comentário”;

Passo 2. Escreva seu comentário na caixa de texto que será exibida, apontando a autoria do usuário do Excel. Concluída está operação, o comentário será indicado por um discreto sinal em vermelho e exibirá a anotação sempre que o mouse estiver sobre a célula;

O Excel, assim como os demais programas do Microsoft Office, possui vários recursos acionados por teclas de atalho. Porém, além desses comandos, o usuário também precisa conhecer algumas dicas sobre a entrada de dados nas células.

Passo 1. O editor de planilhas conta com sofisticados sistemas de identificação de dados para verificar se os números são moedas, datas, horários etc. No entanto, está configuração pode atrapalhar o preenchimento das células. Assim, escreva sempre “´” antes de números para desligar a identificação automática e manter o valor no formato que você deseja;

Passo 2. Apertar “Enter” no Excel conclui a edição da célula e passa para a de baixo. Desta forma, frases muito longas podem ser compactadas ou ocultadas pelas configurações da planilha. Para escrever textos mais extensos e pular linhas dentro da célula, aperte Ctrl + Enter, aumentando o tamanho do espaço e evitando a ocultação das palavras;

Passo 3. O Excel conta com um atalho especial para replicar o conteúdo das células, seja ele texto, número ou fórmulas. Aperte Ctrl + D ou Ctrl + R para copiar e duplicar os dados da célula logo acima ou logo à esquerda, respectivamente;

Passo 4. Apesar de não ter muitos recursos para edição de texto, o programa conta com fórmulas que processam dados de uma ou mais células. As fórmulas “=MAIÚSCULA(XX)” e “=MINÚSCULA(XX)”, com XX indicando a posição de uma célula, transformam automaticamente de campos específicos, poupando o tempo do usuário;

Imprimir planilhas no Excel pode ser um pouco complicado, pois o programa não prioriza a exibição das margens ou quebras de páginas. Assim, existem formas de visualizar a área que será impressa ou especificar células para impressão.

Passo 1. Na aba “Exibir”, selecione a opção “Visualização de Quebra de Página” para marcar em tracejados de cor azul os limites de impressão na impressão de cada página de toda a planilha;

Passo 2. Também é possível imprimir somente uma parte da planilha, selecionada previamente. Para isso, marque as células que você deseja imprimir, clique em “Arquivo”, depois na opção “Imprimir”. Em seguida, na parte “Configurações”, abra a caixa de seleção e escolha a alternativa “Imprimir Seleção”;

Algumas planilhas precisam ser alimentadas por diferentes usuários que desconhecem os valores que devem ser inseridos nas células. Para coordenar o trabalho e evitar erros, o Excel permite configurar a restrição de dados para cada célula.

Passo 1. Selecione a célula que você deseja configurar e, na aba “Dados”, clique no botão em destaque e escolha a opção “Validação de Dados...”;

Passo 2. Uma caixa de configuração será exibida. Escreva as especificações de restrição de dados que você deseja e, ao terminar, aperte em “OK” para concluir a customização da célula;

Passo 3. A “Validação de Dados” também permite configurar mensagens de entrada e alerta de erros customizáveis. Para fazer isso, clique nas abas em destaque e escreva os textos de notificação;

Para ajudar a visualizar e organizar melhor as planilhas, o Microsoft Excel conta com um recurso que permite ocultar linhas e colunas.

Passo 1. Clique com o botão direito do mouse sobre uma coluna ou linha do cabeçalho ou da guia lateral do editor de planilhas e escolha a opção “Ocultar”. A coluna ou linha inteira será escondida, deixando no lugar um pequeno marcador;

Passo 2. Para exibir novamente colunas e linhas ocultas, aperte o botão direito do mouse sobre o marcador que indica a parte escondida e clique em “Exibir”;

O Excel conta com atalhos que inserem a data e a hora atual automaticamente, facilitando o preenchimento de células na planilha. Da mesma forma, o editor tem fórmulas que contam a passagem do tempo entre diferentes dias do ano.

Passo 1. Em uma célula vazia, apertando Ctrl + ; é possível inserir automaticamente a data atual na planilha, enquanto Ctrl + Shift + ; adiciona a hora exata, de acordo com o relógio do PC;

Passo 2. A fórmula “=NÚMSEMANA(XX)”, com XX indicando a célula que tenha uma data, é possível especificar a semana do ano, de acordo com o dia. Ao mesmo tempo, a fórmula “=DIAS360(XX:YY)”, com XX e YY indicando duas células com datas diferentes, tem-se a quantidade de dias entre os períodos;

Criado para trabalhar com grandes volumes de dados, o Excel também conta com uma calculadora automática que faz operações com a quantidade de células e os números nelas inseridos.

Passo 1. Na parte inferior do editor de planilhas, há uma Barra de Status que serve como área de cálculos automáticos. Sempre que células com números forem selecionadas, o Excel apresenta automaticamente resultados sobre a soma e a média, por exemplo;

Passo 2. Clique com o botão direito do mouse sobre a Barra de Status para configurar as informações exibidas, podendo incluir preferências e novas operações matemáticas;

O Excel também conta com um sofisticado filtro de dados para processar o conteúdo em suas planilhas. Normalmente desativado, este recurso permite classificar alfabeticamente a coluna, bem como pesquisar e exibir somente células com determinadas palavras e números;

Passo 1. Selecione uma ou mais colunas e, na aba “Página Inicial”, clique na opção “Classificar e Filtrar”. Aperte em “Filtro” para acionar o recurso de forma permanente;

Passo 2. A coluna com Filtro irá exibir uma seta com as especificações deste mecanismo. Clique neste botão para escolher as alternativas de classificação ou a busca e exibição de termos específicos;

Com essas dicas, é possível aproveitar ainda mais funções não tão conhecidas do Excel.